Publicado em: 21/06/2024 23:20:12
A Pró-Reitoria de Administração (Prad), comunica aos integrantes do Sistema de Arquivos da UNIR, que qualquer ato de eliminação de documentos precisa estar em congruência com a legislação vigente. Nesse sentido os documentos oficiais ou públicos, físicos ou digitalizados, inclusive e-mails enviados e recebidos em função das atividades laborais, não podem ser eliminados sem avaliação, aprovação, cumprimento da temporalidade e salvos dentro de um repositório digital confiável. O ato contrário ao princípio da legalidade na administração dos documentos, que desfigure ou destrua documentos públicos, ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor.
Conforme consta na Lei Federal n.º 8.159, de 8 de janeiro de 1991, da Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados, a eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público, deverá ser realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência. Do mesmo sentido o decreto 10.148 de 2 de dezembro de 2019, que dispõe sobre as comissões permanentes de avaliação de documentos, indica que todos os atos sobre administração do fluxo informacional estão subordinados as Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos, que também deverão analisar os conjuntos de documentos para a definição de sua destinação final, após a desclassificação quanto ao grau de sigilo. Importância ainda a observância das orientações previstas na Resolução n.º 40, de 9 de dezembro de 2014 do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, que consigna que a eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos, ocorrerá após concluído o processo de avaliação, seleção e posterior elaboração, aprovação e autorização de Listagem de Eliminação de Documentos (LED), conduzido pela respectiva Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – CPADs. Dessa forma, a eliminação só deve resultar da avaliação documental e somente poderá ocorrer após aplicação da Tabela de Temporalidade de Documentos e a aprovação da listagem de eliminação por Comissão designada e submetida à autoridade competente.
Portanto, para que ocorra a eliminação de documentos públicos é fundamental seguir os processos que visam assegurar o cumprimento dos prazos estabelecidos na tabela de temporalidade e destinação, garantindo assim que os atos sejam realizados respeitando o princípio da publicidade e aos cidadãos que têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos, que serão prestadas no prazo da lei. Essas medidas são importantes também para evitar crimes contra a administração pública, bem como garantir a proteção do acervo documental desta Instituição de Ensino Superior.
Diante do apresentado, solicitamos atenção ao tema e as eventuais dúvidas poderão ser esclarecidas junto à Coordenadoria de Arquivo, Documentação e Protocolo - CADP, através do e-mail: cadp@unir.br ou no telefone: (69) 2182-2238.
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